INQA-Coaching
Aus der Praxis
Drei Coachings, die Alexander Otto als INQA-Coach begleitet hat. Ohne Namen, ohne Orte, die Betriebe nur grob beschrieben. Alles hier stammt aus den Projektberichten.
Ein technischer Herstellerbetrieb: klare Übergaben zwischen Vertrieb und Technik
Ausgangslage
Zwischen den Abteilungen gingen Informationen verloren. Das führte zu Rückfragen, Verzögerungen und doppelter Arbeit. Wer wofür zuständig war, war nicht immer klar, und es fehlte ein gemeinsamer Blick auf laufende Aufgaben und die Auslastung. Gegenüber neuen digitalen Werkzeugen gab es Skepsis, und die Leute waren sehr unterschiedlich vertraut damit.
Vorgehen
Drei Arbeitsphasen von etwa vier Wochen, direkt hintereinander. Zuerst schaute das Lab-Team, eine gemischte Gruppe aus Vertrieb, Technik und Kundendienst, auf die Abläufe entlang des Weges eines Kunden: von der Anfrage über das Projekt bis zur Betreuung danach. Am Ende der Phase stand die Entscheidung für ein gemeinsames Werkzeug zur Projektplanung. In der zweiten Phase ging es um die Abstimmung zwischen den Abteilungen und mit der Führung: regelmäßige Gespräche zwischen Technik und Vertrieb, der Vertrieb wurde früher eingebunden, Unterlagen wurden für alle zugänglich abgelegt. Erst in der dritten Phase kamen KI-Werkzeuge dazu, mit kleinen Versuchen im Vertrieb, etwa beim Priorisieren und bei Angeboten, und probeweise in der technischen Vorplanung.
Was heute anders ist
Mehr Überblick über Aufgaben, Verantwortliche und Belastung, weniger Rückfragen, klarere Übergaben. Bei KI hat das Team gelernt: Sie ergänzt das Fachwissen, ersetzt es aber nicht, Ergebnisse müssen fachlich geprüft werden, und die Leute brauchen Schulung. Offen blieb, alte Gewohnheiten dauerhaft abzulegen.
Ein Dienstleister mit Kundenverkehr: erst die Abläufe, dann die Software
Ausgangslage
Über Jahre gewachsene Arbeitsweisen, teils auf Papier, teils in vielen einzelnen Tabellen. Die Daten waren uneinheitlich, manches hing an einzelnen Personen. Gegenüber digitalen Anwendungen gab es Vorbehalte, und jüngere und langjährige Beschäftigte brachten sehr unterschiedliche Erfahrungen mit.
Vorgehen
Nach einer Anlaufphase mit Auftakt folgten drei Arbeitsphasen von je etwa einem Monat und danach eine Lernphase. Die Termine dauerten meist vier bis acht Stunden. In der ersten Phase verschaffte sich das Team einen Überblick, welche Werkzeuge wofür genutzt werden, und sprach offen aus, was den Einzelnen schwerfällt. In der zweiten Phase änderte das Team bewusst sein Ziel: Statt eine Software auszusuchen, beschrieb es zuerst die Abläufe und machte Zuständigkeiten, Übergaben und informelle Wege sichtbar. In der dritten Phase ging es um die Reihenfolge: Ablauf klären, festigen, aufschreiben und erst dann digital unterstützen.
Was heute anders ist
Das Team hat ein gemeinsames Verständnis seiner Abläufe und mehr Durchblick, wer was macht. Eine Softwareentscheidung wurde bewusst nicht übers Knie gebrochen. Und Veränderung gilt im Betrieb jetzt eher als etwas, das man gemeinsam lernt.
Ein Fachbetrieb im Außeneinsatz: kurze Wege behalten, Absprachen festhalten
Ausgangslage
Ein erfahrener Betrieb mit viel Praxiswissen, dessen Leute meist draußen in wechselnden Teams arbeiten. Absprachen liefen direkt und schnell, wurden aber kaum festgehalten und waren für andere schwer nachzuvollziehen. Kurzfristige Einsätze mit viel Dokumentation nahmen zu, und digitale Werkzeuge und KI entwickelten sich schneller, als der Betrieb sie einordnen konnte.
Vorgehen
Im Auftakt legte der Betrieb drei Themen fest, eines je Arbeitsphase: zuerst Besprechungen, im Gespräch und schriftlich, dann Verantwortung und Entscheidungsspielräume für die Teams vor Ort, zuletzt Arbeitsweisen für kurzfristige Einsätze und ein Weg, KI im eigenen Alltag zu prüfen. Die Bestandsaufnahme machten die Beschäftigten über einige Wochen selbst. Die dritte Phase lief ohne Geschäftsführung, eigenverantwortlich durch das Team.
Was heute anders ist
Es gibt eine schlanke, verbindliche Besprechungsordnung mit Regeln für schriftliche Klärung. Verantwortung ist klar verteilt, auch bei Urlaub und Krankheit. Für Einsätze hat der Betrieb ein eigenes Vorgehen: gemeinsam vorbereiten, kurz die Lage einschätzen, bei Bedarf nachsteuern und hinterher kurz auswerten. Für KI gibt es einen einfachen Pfad: Anwendungsfall benennen, im kleinen Rahmen ausprobieren, gemeinsam bewerten und erst bei Bewährung zum Standard machen. Lernen ist fester Teil der Arbeit geworden.
Gemeinsam
Was die drei Coachings gemeinsam haben
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Erst der Ablauf, dann das Werkzeug
KI und neue Software kamen in allen drei Betrieben erst dran, als Abläufe und Zuständigkeiten geklärt waren. -
Die Leute machen die Bestandsaufnahme
Was hakt, haben die Beschäftigten selbst gesammelt. Die Lösungen kamen aus dem Team. -
Jede Phase endet mit einem Ergebnis
Nach jeder Arbeitsphase wurde festgehalten, was entschieden ist. Die Ziele durften zwischendurch nachgeschärft werden. -
Stärken bleiben
Kurze Wege und Tempo blieben erhalten. Dazu kam etwas mehr Struktur, nicht mehr Bürokratie.
So erleben Betriebe das Coaching
Was in den Projektberichten der drei Coachings festgehalten ist, in eigenen Worten zusammengefasst.
Sinngemäß aus Projektberichten, anonymisiert. Keine wörtlichen Zitate.
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Am Anfang war das Team skeptisch gegenüber dem neuen Werkzeug. Mit der Zeit wurde es zur Entlastung: Alle sehen, wer woran arbeitet und wer gerade viel auf dem Tisch hat, und zwischen Vertrieb und Technik wird deutlich seltener nachgefragt. Die Beteiligten trauen sich mehr zu, neue Wege zu gehen.
Technischer Herstellerbetrieb
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Die größte Hürde lag weniger in der Technik als in den unterschiedlichen Erfahrungen und Erwartungen von jüngeren und langjährigen Beschäftigten. Darüber offen zu reden, hat das Verständnis füreinander verbessert. Danach hat das Team zuerst seine Abläufe beschrieben und keine Softwareentscheidung übers Knie gebrochen.
Dienstleister mit Kundenverkehr
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Die kurzen Wege sind geblieben, aber Absprachen sind jetzt auch für andere nachvollziehbar. Wer was entscheidet, ist geregelt, auch wenn jemand im Urlaub oder krank ist. Die letzte Arbeitsphase hat das Team ganz ohne Geschäftsführung gestemmt.
Fachbetrieb im Außeneinsatz
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