Nach einem Workshop liegen oft dreißig Ideen auf dem Tisch. Ohne Reihenfolge wird entweder alles angefangen oder nichts. Ein einfaches Raster hilft, ohne Scheingenauigkeit zu erzeugen.
Bewerten Sie jede Idee auf drei Achsen von 1 bis 5:
- Nutzen: Wie viele Stunden, Fehler oder Wartezeiten sparen Sie pro Monat, grob geschätzt?
- Machbarkeit: Sind Daten und Schnittstellen vorhanden, ist der Prozess stabil beschrieben?
- Risiko: Welche Folgen hat ein Fehler, und betrifft er Kunden, Recht oder Sicherheit?
Starten Sie mit Ideen, die hohen Nutzen und hohe Machbarkeit bei überschaubarem Risiko verbinden. Typische Kandidaten sind Textentwürfe, Dokumentensuche und Vorsortierung von Anfragen. Ideen mit hohem Risiko und unklarer Datenlage kommen später dran, auch wenn sie reizvoll klingen.
Wichtig ist, dass die Schätzungen gemeinsam mit den Fachbereichen entstehen. Wer den Prozess täglich lebt, kennt die Ausnahmen, die in keiner Dokumentation stehen. Halten Sie die Annahmen schriftlich fest. Nach dem Pilot vergleichen Sie Schätzung und Messung und verbessern damit die nächste Runde.
