Dieses Beispiel ist ein anonymisiertes Muster, kein Bericht über ein bestimmtes Unternehmen. Es zeigt eine typische Einführung bei einem Dienstleister mit rund 100 Mitarbeitenden.
Ausgangslage: Wissen steckt in alten Projektberichten, Vorlagen und den Köpfen erfahrener Beraterinnen und Berater. Neue Kolleginnen und Kollegen fragen immer dieselben Personen.
Umsetzung:
- Gemeinsam werden 40 häufige Fragen gesammelt und die passenden Dokumente ausgewählt.
- Vertrauliche Kundenunterlagen bleiben außen vor oder sind nur für das jeweilige Projektteam sichtbar.
- Der Assistent antwortet mit Quellenangabe und sagt offen, wenn er nichts findet.
- Jede Antwort hat einen Rückmeldeknopf. Gemeldete Fehler gehen an die Verantwortlichen der Quelle.
Lerneffekt im Muster: Der größte Aufwand liegt nicht in der Technik, sondern in der Entscheidung, welche Dokumente gültig sind. Der Assistent deckt außerdem Lücken auf, weil unbeantwortbare Fragen sichtbar werden. Diese Liste wird zur Aufgabenliste für die Dokumentation.