Dieses Beispiel ist ein anonymisiertes Muster aus dem Bürobetrieb eines Dienstleisters. Es beschreibt keinen konkreten Kunden.
Ausgangslage: Eingangsrechnungen kommen per E-Mail als PDF in unterschiedlichen Formaten. Die Buchhaltung tippt Lieferant, Betrag, Datum und Kostenstelle ab.
Ablauf:
- Der Anhang wird automatisch aus der E-Mail gezogen.
- Ein Modell liest die Felder aus dem Dokument. Strukturierte E-Rechnungen werden direkt eingelesen.
- Eine Regel prüft: Kennen wir den Lieferanten? Passt der Betrag zur Bestellung? Fehlt eine Pflichtangabe?
- Rechnungen ohne Auffälligkeiten gehen mit vorbefüllten Feldern in die Freigabe. Auffällige werden markiert.
Die Buchung und Zahlung bleiben Entscheidungen von Menschen. Der Ablauf spart Tipparbeit und macht Abweichungen früher sichtbar. Prüfen Sie anfangs jede Rechnung doppelt und lassen Sie die Ergebnisse zusammen mit der Steuerberatung bewerten, bevor Sie den Umfang der automatischen Vorbefüllung erhöhen.
