Die meisten Unternehmen haben Wissen, aber nicht an einem Ort. Es liegt in Laufwerken, Postfächern, Wikis und Köpfen. Bevor ein Assistent darauf zugreift, braucht es Ordnung.
1. Fragen sammeln. Notieren Sie 30 bis 50 echte Fragen, die Mitarbeitende oder Kunden stellen. Sie bestimmen den Umfang.
2. Quellen auswählen. Nehmen Sie nur Dokumente auf, die Antworten auf diese Fragen enthalten, und legen Sie je Quelle eine verantwortliche Person fest.
3. Bereinigen. Entfernen Sie Dubletten und veraltete Fassungen. Kennzeichnen Sie Stand und Gültigkeit.
4. Struktur geben. Klare Überschriften, vollständige Sätze und aussagekräftige Dateinamen verbessern die Suche spürbar.
5. Testen. Stellen Sie die gesammelten Fragen dem Assistenten und prüfen Sie, ob die Antworten stimmen und die Quelle benannt wird.
- Legen Sie fest, wer neue Inhalte freigibt.
- Definieren Sie einen Rhythmus für die Überprüfung.
- Sperren Sie vertrauliche Bereiche über Rechte, nicht über Hoffnung.