KI-Jahresplanung 2026 in sieben Schritten

Der Januar eignet sich für die KI-Planung besser als jeder andere Monat. Die Budgets stehen, die Jahresziele sind formuliert, und im Tagesgeschäft ist noch Luft. Die Zahlen aus dem Mittelstand zeigen, warum sich das lohnt: Laut einer Bitkom-Umfrage vom September 2025 nutzt inzwischen etwa jedes dritte Unternehmen (36 Prozent) KI, im Vorjahr waren es 20 Prozent. Weitere 47 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. Wer jetzt plant, gehört also zur Mehrheit, nicht zu den Vorreitern.

1. Bestandsaufnahme: Was läuft schon?

Fragen Sie in jeder Abteilung, welche KI-Werkzeuge bereits genutzt werden, auch private Konten für dienstliche Aufgaben. Das Ergebnis ist selten leer. Es zeigt, wo Bedarf besteht und wo Regeln fehlen.

2. Drei Anwendungsfälle statt zwanzig

Wählen Sie für das Jahr höchstens drei Anwendungsfälle aus. Gute Kandidaten sind Abläufe mit hohem Volumen, klaren Regeln und messbarem Zeitaufwand, etwa Angebotsentwürfe, Kundenanfragen oder die Suche in Dokumenten. Laut Bitkom liegt der Schwerpunkt bei Unternehmen heute im Kundenkontakt (88 Prozent) und in Marketing und Kommunikation (57 Prozent). Verwaltung, Recht und IT kommen deutlich seltener vor. Dort liegt oft ungenutztes Potenzial.

3. Budgetrahmen festlegen

Planen Sie Lizenzen, Einrichtung, Schulung und die Zeit Ihrer Mitarbeitenden ein. Laut Bitkom wollen 29 Prozent der Unternehmen ihre KI-Ausgaben erhöhen, 60 Prozent halten sie gleich. Ein kleiner, fester Betrag mit Quartalsprüfung ist besser als ein großes Projektbudget ohne Zwischenziele.

4. Verantwortung benennen

Jeder Anwendungsfall braucht eine Person, die ihn verantwortet, und eine, die fachlich entscheidet. Ohne Namen bleibt ein Pilot ein Nebenprojekt.

5. Kompetenz und Regeln einplanen

Die EU-KI-Verordnung stuft zentrale Pflichten zeitlich ab. Nach Angaben der IHK München gelten die Verbote bestimmter Anwendungen seit dem 2. Februar 2025, Regeln für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck seit dem 2. August 2025 und weitere Pflichten ab dem 2. August 2026. Ein kurzes internes Regelwerk und eine Grundschulung gehören daher in den ersten Monaten ins Jahr.

6. Messgrößen vor dem Start festlegen

Halten Sie vorher fest, was sich ändern soll: Bearbeitungszeit, Fehlerquote, Antwortzeit. Ohne Ausgangswert lässt sich der Nutzen später nicht belegen.

7. Quartalstermine setzen

Legen Sie vier Termine fest, an denen Sie je Anwendungsfall entscheiden: weiter, anpassen oder beenden. Das schützt vor Projekten, die nur weiterlaufen, weil sie einmal begonnen wurden.

Die größten Hemmnisse nennt Bitkom ebenfalls: rechtliche Unsicherheit (53 Prozent), fehlendes Know-how (53 Prozent) und fehlendes Personal (51 Prozent). Alle drei lassen sich mit einer Jahresplanung gezielt angehen.

Quellen

• Bitkom: Durchbruch bei Künstlicher Intelligenz (Pressemitteilung vom 15. September 2025)
• IHK München: AI Act, Regeln für Unternehmen