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Vertrieb und Innendienst: Kunden betreuen statt Aufträge abtippen

Aus der Bestellung wird ein Auftragsentwurf, Ihr Innendienst prüft und gibt frei. Statusfragen beantwortet ein Assistent aus den Auftragsdaten.
Motiv zur Abteilung Vertrieb und Innendienst: Blätter, Glas und Datenteilchen in der brandnext-Bildsprache

Was Sie heute bremst

Aus Sicht der Geschäftsführung: Meine Leute tippen Aufträge ab, statt Kunden zu betreuen.

Im Alltag zeigt sich das so:

  • Anfragen aus Mail, Telefon und Portal werden von Hand ins System übertragen.
  • Auftragsbestätigungen werden abgetippt und mit der Bestellung abgeglichen.
  • Kunden fragen immer wieder: „Wo ist meine Lieferung?“
  • Das CRM wird nach Terminen nachgepflegt.
  • Für die Terminvorbereitung werden CRM, Mailverlauf und Website einzeln durchsucht.

Was mit KI in Wochen gehen kann

Jeder Hebel nennt, wie es heute läuft, was die KI übernimmt und wer das Ergebnis prüft. Erst die Messung im Pilot zeigt, wie viel Zeit bei Ihnen frei wird.

Ziel: Wirkung in Wochen

Auftragserfassung aus der Kundenbestellung vorbereiten

Heute: Der Innendienst tippt Bestellungen aus PDF und Mail in das ERP ab.

Mit KI: Die KI liest die Bestellung und legt einen Auftragsentwurf im ERP an, offene Punkte sind markiert.

Wer prüft: Der Innendienst prüft jeden Entwurf und gibt jeden Auftrag frei.

Ziel: Wirkung in Wochen

Statusauskunft per Assistent

Heute: Kunden und Kollegen rufen an, um den Stand eines Auftrags zu erfragen.

Mit KI: Ein Assistent beantwortet Statusfragen aus den Auftragsdaten und nennt die Quelle.

Wer prüft: Der Innendienst legt fest, welche Auskünfte der Assistent geben darf, und übernimmt alles Unklare.

Ziel: Wirkung in Monaten

Gesprächsnotizen und Terminvorbereitung

Heute: Nach dem Kundentermin fehlt die Zeit für das CRM, vor dem Termin die Übersicht.

Mit KI: Die KI macht aus Notizen CRM-Einträge und stellt vor dem Termin Verlauf und Eckdaten zusammen.

Wer prüft: Die Vertriebsmitarbeitenden prüfen die Einträge, bevor sie gespeichert werden.

Woran Sie den Fortschritt sehen

Wir messen vor dem Start und nach dem Pilot: Minuten pro Auftragserfassung, Statusanfragen pro Woche und Antwortzeit auf Anfragen.

So sehen Sie Ihren eigenen Ausgangswert und den Unterschied danach. Prozentversprechen vor der Messung gibt es von uns nicht.

Was Ihr Team danach selbst kann

Ihr Innendienst passt die Erfassungsregeln für neue Kunden und Formate selbst an und erweitert die Auskünfte des Assistenten.

Ihre Leute bauen von Anfang an mit und lernen an Ihren eigenen Fällen. Wir dokumentieren, wie die Lösung aufgebaut ist, damit sie bei Ihnen bleibt.

Diese Fälle gehören zu Ihrer Abteilung

Im KI-Fahrplan ordnen Sie diese Fälle über vier Quartale und sehen Abhängigkeiten und Aufwand.

  • Auftragserfassung aus Kundenbestellungen vorbereiten

    KI liest die Bestellung und legt einen Auftragsentwurf im ERP an, offene Punkte sind markiert.

    Wer prüft: Der Innendienst prüft jeden Entwurf und gibt jeden Auftrag frei.

  • Statusauskunft zu Aufträgen per Assistent

    KI beantwortet Statusfragen aus den Auftragsdaten und nennt die Quelle.

    Wer prüft: Der Innendienst legt fest, welche Auskünfte der Assistent geben darf, und übernimmt alle unklaren Fälle.

  • Gesprächsnotizen und CRM-Pflege

    KI fasst Gesprächsnotizen zusammen, erkennt Zusagen und Aufgaben und schlägt CRM-Einträge vor.

    Wer prüft: Die Vertriebsmitarbeitenden bestätigen die Einträge, Aufnahmen gibt es nur mit Einwilligung der Beteiligten.

  • Vorbereitung auf Kundentermine

    KI stellt aus CRM, Mailverlauf und öffentlichen Angaben einen Kurzüberblick mit offenen Punkten zusammen.

    Wer prüft: Die Vertriebsmitarbeitenden prüfen die Angaben und ergänzen den Eindruck aus dem Gespräch.

Nächste Schritte

Wo fangen wir in der Abteilung Vertrieb und Innendienst an?

Im Strategie-Call ordnen wir Ihre Lage in 30 Minuten ein, kostenfrei und unverbindlich.
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