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Einkauf: Abweichungen früher sehen

Auftragsbestätigung und Bestellung werden übereinandergelegt, Abweichungen leuchten auf. Angebote verschiedener Formate vergleicht die KI in einer Tabelle.
Motiv zur Abteilung Einkauf: Blätter, Glas und Datenteilchen in der brandnext-Bildsprache

Was Sie heute bremst

Aus Sicht der Geschäftsführung: Abweichungen fallen erst auf, wenn die Ware da ist.

Im Alltag zeigt sich das so:

  • Angebote in verschiedenen Formaten werden von Hand verglichen.
  • Auftragsbestätigungen werden gegen die Bestellung geprüft.
  • Liefertermine werden nachtelefoniert.
  • Rahmenverträge und Konditionen müssen gesucht werden.
  • Stammdaten und Preise werden von Hand gepflegt.

Was mit KI in Wochen gehen kann

Jeder Hebel nennt, wie es heute läuft, was die KI übernimmt und wer das Ergebnis prüft. Erst die Messung im Pilot zeigt, wie viel Zeit bei Ihnen frei wird.

Ziel: Wirkung in Wochen

Angebotsvergleich als Tabelle

Heute: Angebote kommen als PDF, Mail und Excel und werden einzeln nebeneinandergelegt.

Mit KI: Die KI liest die Angebote aus und stellt sie in einer vergleichbaren Tabelle gegenüber.

Wer prüft: Der Einkauf prüft die Tabelle und verhandelt.

Ziel: Wirkung in Wochen

Auftragsbestätigung gegen Bestellung abgleichen

Heute: Bestätigungen weichen bei Menge, Preis oder Termin ab, und das merkt man erst bei der Lieferung.

Mit KI: Die KI gleicht jede Bestätigung mit der Bestellung ab und meldet Abweichungen sofort.

Wer prüft: Der Einkauf klärt jede Abweichung mit dem Lieferanten.

Ziel: Wirkung in Monaten

Mahnliste für überfällige Lieferungen

Heute: Das Nachfassen bei Lieferanten kostet Telefonzeit.

Mit KI: Die KI erstellt die Liste überfälliger Lieferungen mit fertigem Mailentwurf.

Wer prüft: Der Einkauf sendet die Mails selbst.

Woran Sie den Fortschritt sehen

Wir messen vor dem Start und nach dem Pilot: Stunden pro Anfragevergleich, Quote der vor der Lieferung entdeckten Abweichungen und Lieferantentermintreue.

So sehen Sie Ihren eigenen Ausgangswert und den Unterschied danach. Prozentversprechen vor der Messung gibt es von uns nicht.

Was Ihr Team danach selbst kann

Ihr Einkauf legt selbst fest, welche Abweichungen gemeldet werden, und erweitert die Abgleiche auf weitere Lieferanten.

Ihre Leute bauen von Anfang an mit und lernen an Ihren eigenen Fällen. Wir dokumentieren, wie die Lösung aufgebaut ist, damit sie bei Ihnen bleibt.

Diese Fälle gehören zu Ihrer Abteilung

Im KI-Fahrplan ordnen Sie diese Fälle über vier Quartale und sehen Abhängigkeiten und Aufwand.

  • Lieferantenanfragen vergleichen

    KI liest Angebote aus, bringt sie in eine Vergleichstabelle und weist auf fehlende Angaben und abweichende Bedingungen hin.

    Wer prüft: Der Einkauf prüft die Tabelle und entscheidet über die Vergabe.

  • Lieferbestätigungen mit Bestellungen abgleichen

    KI gleicht Bestätigungen mit Bestellungen ab und meldet Abweichungen bei Menge, Preis und Termin.

    Wer prüft: Der Einkauf klärt jede Abweichung mit dem Lieferanten.

  • Liefertermine nachfassen mit fertigem Mailentwurf

    KI erstellt die Liste überfälliger Lieferungen mit fertigem Mailentwurf.

    Wer prüft: Der Einkauf sendet die Mails selbst.

  • Rahmenverträge und Konditionen prüfen

    KI zieht Fristen, Preise und Klauseln aus Verträgen und warnt vor Abweichungen zur Bestellung.

    Wer prüft: Einkauf und gegebenenfalls Rechtsabteilung bewerten die Funde, die KI gibt keine Rechtsberatung.

  • Bedarfs- und Bestellvorschläge

    KI leitet aus Verbrauch, Bestand und Lieferzeiten Bestellvorschläge ab und markiert unsichere Daten.

    Wer prüft: Der Disponent gibt Bestellungen frei.

Nächste Schritte

Wo fangen wir in der Abteilung Einkauf an?

Im Strategie-Call ordnen wir Ihre Lage in 30 Minuten ein, kostenfrei und unverbindlich.
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