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Assistenz und Empfang: Protokolle und Postfach im Griff

Aus der Besprechung wird ein Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben. Das gemeinsame Postfach wird sortiert, Antworten stehen als Entwurf bereit.
Motiv zur Abteilung Assistenz und Empfang: Blätter, Glas und Datenteilchen in der brandnext-Bildsprache

Was Sie heute bremst

Aus Sicht der Geschäftsführung: Protokolle und Rückrufe fressen den Tag.

Im Alltag zeigt sich das so:

  • Telefonweiterleitung und Rückrufe unterbrechen die Arbeit.
  • Die Terminabstimmung läuft per Mail.
  • Protokolle werden nachträglich geschrieben.
  • Die Mailflut muss sortiert werden.
  • Reise und Spesen sind aufwendig.

Was mit KI in Wochen gehen kann

Jeder Hebel nennt, wie es heute läuft, was die KI übernimmt und wer das Ergebnis prüft. Erst die Messung im Pilot zeigt, wie viel Zeit bei Ihnen frei wird.

Ziel: Wirkung in Wochen

Protokolle aus Besprechungen

Heute: Protokolle entstehen spät oder gar nicht, Aufgaben gehen verloren.

Mit KI: Die KI erstellt aus Transkript oder Notizen ein Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben.

Wer prüft: Die Moderation prüft und verschickt das Protokoll, Aufnahmen gibt es nur mit Einwilligung.

Ziel: Wirkung in Wochen

Gemeinsames Postfach sortieren mit Antwortentwürfen

Heute: Das gemeinsame Postfach quillt über, jede Mail wird einzeln gelesen und verteilt.

Mit KI: Die KI sortiert eingehende Mails nach Thema und Dringlichkeit und entwirft Antworten.

Wer prüft: Die Assistenz prüft jede Antwort und sendet selbst.

Ziel: Wirkung in Monaten

Telefonannahme und Rückrufliste

Heute: Anrufe werden weitergeleitet, Rückrufe geraten in Vergessenheit.

Mit KI: Ein Voice-Assistent nimmt Anrufe an und erstellt eine Rückrufliste mit Anliegen.

Wer prüft: Die Assistenz legt die Regeln fest und übernimmt alles Persönliche. Dieser Schritt folgt später.

Woran Sie den Fortschritt sehen

Wir messen vor dem Start und nach dem Pilot: Zeit je Protokoll, Anzahl verpasster Anrufe und Antwortzeit auf das Postfach.

So sehen Sie Ihren eigenen Ausgangswert und den Unterschied danach. Prozentversprechen vor der Messung gibt es von uns nicht.

Was Ihr Team danach selbst kann

Ihre Assistenz passt Protokollvorlagen und Sortierregeln selbst an und entscheidet, welche Aufgaben die KI vorbereitet.

Ihre Leute bauen von Anfang an mit und lernen an Ihren eigenen Fällen. Wir dokumentieren, wie die Lösung aufgebaut ist, damit sie bei Ihnen bleibt.

Diese Fälle gehören zu Ihrer Abteilung

Im KI-Fahrplan ordnen Sie diese Fälle über vier Quartale und sehen Abhängigkeiten und Aufwand.

  • Protokolle und Aufgaben aus Besprechungen

    KI erstellt aus Transkript oder Notizen ein Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben.

    Wer prüft: Die Moderation prüft und verschickt das Protokoll, Aufnahmen gibt es nur mit Einwilligung.

  • Gemeinsames Postfach sortieren mit Antwortentwürfen

    KI sortiert eingehende Mails nach Thema und Dringlichkeit und entwirft Antworten.

    Wer prüft: Die Assistenz prüft jede Antwort und sendet selbst.

  • Telefonannahme mit Voice AI

    Ein Sprachassistent nimmt Anrufe an, erfasst das Anliegen, beantwortet einfache Fragen aus freigegebenen Quellen und übergibt an Mitarbeitende.

    Wer prüft: Mitarbeitende hören Stichproben, übernehmen Übergaben und passen Antworten an. Bei Unsicherheit geht der Anruf an einen Menschen.

Nächste Schritte

Wo fangen wir in der Abteilung Assistenz und Empfang an?

Im Strategie-Call ordnen wir Ihre Lage in 30 Minuten ein, kostenfrei und unverbindlich.
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