--- title: 'Checkliste: Die KI-Inventur, die unter jeder Fassung des AI Act hilft' url: 'https://brandnext.de/magazin/ki-inventur-nach-dem-omnibus' markdown: 'https://brandnext.de/magazin/ki-inventur-nach-dem-omnibus.md' date: '2026-05-12' description: 'Praxis-Checkliste für eine KI-Inventur im Mittelstand: Anwendungen erfassen, Rollen klären, Risiko einordnen, Kompetenz sichern. Unabhängig von neuen AI-Act-Fristen.' taxonomy: category: - strategie author: - alexander-otto tag: - governance - eu-ai-act - strategie - checkliste --- # Checkliste: Die KI-Inventur, die unter jeder Fassung des AI Act hilft *Strategie · 12. Mai 2026* ## Checkliste: Ihre KI-Inventur in fünf Schritten Die Fristen verschieben sich, die Aufgaben nicht. Eine Arbeitsvorlage, mit der Sie in einer Woche wissen, welche KI in Ihrem Haus läuft. Nach der Einigung zum Digital Omnibus vom 7. Mai haben viele Unternehmen mehr Zeit für die Hochrisiko-Pflichten. Die Vorarbeit bleibt dieselbe: Sie müssen wissen, welche KI im Haus eingesetzt wird. Diese Checkliste ist eine Arbeitsvorlage, keine Rechtsberatung. Sie lässt sich in ein bis zwei Wochen abarbeiten, auch ohne eigene Rechtsabteilung. ### Schritt 1: Alles erfassen, was KI enthält Fragen Sie jede Abteilung nach genutzten Werkzeugen. Berücksichtigen Sie nicht nur eingekaufte Software, sondern auch Funktionen in bestehenden Programmen und private Konten, die Mitarbeitende beruflich nutzen. Eine einfache Tabelle genügt: Werkzeug, Abteilung, Zweck, verarbeitete Daten. ### Schritt 2: Rolle bestimmen Die Verordnung unterscheidet unter anderem Anbieter und Betreiber. Wer ein fertiges Werkzeug im eigenen Betrieb einsetzt, ist in der Regel Betreiber. Wer ein System unter eigenem Namen entwickelt oder stark verändert, kann Anbieter sein. Notieren Sie Ihre Einschätzung pro Anwendung und holen Sie sich bei Zweifelsfällen juristischen Rat. ### Schritt 3: Risiko einordnen Prüfen Sie je Anwendung, ob sie in einen der Bereiche fällt, die die Verordnung als hochriskant benennt, zum Beispiel Personalauswahl, Bonitätsbewertung oder Bildung. Ein Textassistent für Marketing ist anders zu bewerten als ein System, das Bewerbungen vorsortiert. Markieren Sie die kritischen Fälle zuerst. ### Schritt 4: Verantwortung und Kompetenz festlegen - Benennen Sie je Anwendung eine verantwortliche Person und eine Vertretung. - Halten Sie fest, wer in welchem Umfang geschult wurde. Die Pflicht zur KI-Kompetenz gilt bereits. - Legen Sie fest, wann ein Mensch das Ergebnis prüft, bevor es nach außen geht. ### Schritt 5: Kennzeichnung und Dokumentation Wenn Sie KI-erzeugte Texte, Bilder oder Audio veröffentlichen, klären Sie, wie diese gekennzeichnet werden. Für Systeme, die schon vor dem 2. August 2026 am Markt waren, sieht die vorläufige Einigung eine Übergangsfrist bis 2. Dezember 2026 für die maschinenlesbare Kennzeichnung vor. Dokumentieren Sie außerdem, welche Daten in welche Werkzeuge fließen. ### Eine Beispielzeile für Ihr Verzeichnis Werkzeug: Textassistent im Office-Paket. Abteilung: Vertrieb. Zweck: Entwürfe für Angebote. Daten: Kundennamen und Preise. Rolle: Betreiber. Risiko: gering. Verantwortlich: Vertriebsleitung. Prüfung: Ein Mitarbeiter liest jeden Entwurf vor dem Versand. Typische Funde bei der ersten Runde sind Übersetzungsdienste, Browser-Erweiterungen und Bewerbermanagement-Software mit automatischer Vorauswahl. Gerade die letzte Gruppe verdient einen zweiten Blick. Am Ende haben Sie ein Verzeichnis von ein bis zwei Seiten. Es ist die Grundlage für Datenschutzprüfung, Einkaufsentscheidungen und jede spätere Nachweispflicht. Aktualisieren Sie es einmal im Quartal. ### Quellen - [Rat der EU, Pressemitteilung vom 7. Mai 2026](https://www.consilium.europa.eu/en/press/press-releases/2026/05/07/artificial-intelligence-council-and-parliament-agree-to-simplify-and-streamline-rules/) - [Stibbe: AI Act reloaded](https://www.stibbe.com/publications-and-insights/ai-act-reloaded-what-the-latest-ai-act-changes-mean-in-practice) - [Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj) ## Passt dazu - **KI-Governance & EU AI Act**: Rollen, Regeln und Nachweise für den verantwortungsvollen KI-Einsatz. [Mehr](/leistungen/ki-governance/) - **KI-Schulungen**: Kompetenzaufbau für Teams, praxisnah und auf Ihre Werkzeuge zugeschnitten. [Mehr](/leistungen/ki-schulungen/) ## Wo steht Ihr Unternehmen? Der Readiness-Check zeigt in wenigen Minuten, welche Voraussetzungen für den KI-Einsatz schon stehen. [Readiness-Check starten](/readiness-check/) Fünf Schritte für ein KI-Verzeichnis: was läuft, wer verantwortet es, wie riskant ist es. Eine Checkliste für den Mittelstand. --- ## Navigation - Parent: [Magazin](https://brandnext.de/magazin.md) - Previous: [Bitkom-Studie: 41 Prozent nutzen KI, nur 21 Prozent haben eine Strategie](https://brandnext.de/magazin/bitkom-ki-studie-strategieluecke.md) - Next: [AI Act: Einigung zum Digital Omnibus bringt mehr Zeit für Hochrisiko-KI](https://brandnext.de/magazin/ai-act-digital-omnibus-einigung.md)