Herausforderung
Der Kunde, ein mittelständisches Freizeitunternehmen, betreibt mehrere Kommunikationskanäle parallel: Social Media, Website, Newsletter und interne Ankündigungen. Bisher wurden diese Medien manuell und dezentral gepflegt, was zu Redundanzen, Intransparenz und inkonsistenter Außenkommunikation führte. Gerade in Stoßzeiten fehlte es an Übersicht über geplante Inhalte, aktuelle Themen und die Erfolgsmessung laufender Kampagnen. Es bestand der Wunsch nach einem einheitlichen Steuerungssystem, das sowohl strategisch als auch operativ unterstützt.
Ansatz
Gemeinsam mit dem Marketingteam wurde ein zentrales Business-Dashboard konzipiert, das die Steuerung und Sichtbarkeit aller Content-Aktivitäten in einem klar strukturierten System bündelt. Die Umsetzung erfolgte in Notion als leichtgewichtige, cloudbasierte Lösung mit hoher Akzeptanz im Team. Ein Redaktionskalender wurde mit Automatisierungen über Make verbunden, um geplante Inhalte automatisch an WordPress, Instagram und Facebook auszuspielen. Parallel wurde ein strukturierter Newsletterprozess über Brevo etabliert, bei dem neue Themen direkt aus dem Dashboard selektiert und in Templates überführt werden. Für Website-News kam eine einfache Schnittstelle via REST API zum Einsatz, sodass aktuelle Beiträge ohne CMS-Zugriff gepflegt werden können. GPT-4 unterstützte bei der Texterstellung, insbesondere für Social Posts und Headlines.
Ergebnis
Innerhalb von fünf Wochen wurde ein vollständiges Kommunikationssystem etabliert, das Transparenz, Effizienz und Qualität deutlich gesteigert hat. Die Marketingverantwortlichen sehen auf einen Blick, welche Themen aktuell laufen, was für kommende Wochen geplant ist und wie Inhalte performen. Die Quote an Doppelarbeiten konnte signifikant reduziert werden, da Social Media, Website und Newsletter aus einer gemeinsamen Datenbasis gespeist werden. Die Time-to-Publish für neue Inhalte sank um über 50 %. Gleichzeitig ermöglicht das Dashboard nun eine vorausschauende Themenplanung, wodurch saisonale Angebote und Events gezielter vorbereitet werden können.
