Herausforderung
Die operative Steuerung eines überregional eingesetzten Hygienefuhrparks erfolgte bisher weitgehend analog. Routen wurden manuell geplant, Einsätze handschriftlich dokumentiert, Daten zwischen Außendienst und Verwaltung oft telefonisch oder per Messenger übermittelt. Diese Vorgehensweise war fehleranfällig, langsam und bot keinerlei Echtzeitüberblick – gerade im Fall von Notfalleinsätzen ein nicht akzeptables Risiko. Die fehlende Transparenz erschwerte zudem die Abrechnung, das Berichtswesen und die behördliche Nachweispflicht.
Ansatz
Im ersten Schritt wurde ein GPS-Ortungssystem im gesamten Fuhrpark integriert, das eine lückenlose Echtzeitüberwachung von Standortdaten, Fahrzeiten und Bewegungsprofilen ermöglicht. Diese Daten bilden die Grundlage für ein zentrales Einsatz-Dashboard, das mit Notion als Plattform umgesetzt wurde.
Über Automationslösungen mit Zapier und Make wurden GPS-Daten und Einsatzprotokolle automatisiert verarbeitet und ins Dashboard überführt. Ergänzend kamen GPT-gestützte Textbausteine zur strukturierten Protokollierung der Einsätze zum Einsatz. Das System wurde so gestaltet, dass es visuell filterbare Übersichten zu allen laufenden und abgeschlossenen Einsätzen bietet – gegliedert nach Fahrzeug, Ort, Uhrzeit, Fahrer und Status.
Besonderer Fokus lag auf der Minimierung von Medienbrüchen: Fahrer können nun digitale Formulare auf dem Smartphone ausfüllen, die in Echtzeit im Backoffice verfügbar sind. Rückblicke, Tagesberichte und Auswertungen lassen sich automatisiert generieren und exportieren.
Ergebnis
Bereits wenige Wochen nach Einführung zeigte sich ein deutlicher Effizienzgewinn in der Einsatzkoordination. Die Disposition verfügt nun jederzeit über eine Live-Übersicht aller Fahrzeuge. Rückfragen und telefonische Abstimmungen konnten drastisch reduziert werden. Für Behörden und Auftraggeber steht eine vollständige, strukturierte Dokumentation zur Verfügung. Im Kontext von Tierseuchenfällen wurde die Reaktionszeit messbar verbessert.
Das System wurde bewusst modular aufgebaut und kann schrittweise erweitert werden – etwa für neue Standorte, zusätzliche Fahrzeuge oder künftige Einsatzarten.
